۳+۱ دفتری که هر مغازه دار باید داشته باشد

در مطلب قبلی گفتیم که حساب و کتاب کلی یک مغازه چگونه است. اکنون در این مطلب میخواهیم ۳ دفتر مهم که هر صاحب مغازهای باید داشته باشد را آموزش دهیم.
البته درست است که امروزه نرمافزارهایی نیز برای این کارها موجود هستند ولی به دلیل دید بعضا ماشینی و صرفا مالیاتی، مفاهیم اقتصادی را این نرمافزارها به خوبی تداعی نمیکنند.
به همین دلیل توصیه میکنیم که در ابتدا با این دفترهای کاغذی کار کنید، هم مجبور به وابستگی به برق و اینترنت نیستید، هم اگر خواستید نرمافزاری آفلاین یا آنلاین استفاده کنید از قبل بدانید که چه ویژگیهایی را از محصول شرکت سازنده طلب کنید.
قبل از شروع به معرفی، توجه داشته باشید که این دفترها را ما بر اساس تجربه خودمان نوشتهایم، اگر شما یا به صورت خانوادگی و پدری شغلتان مغازهداری است و به شکل دیگری از این دفاتر استفاده میکنید خوشحال میشویم روش خودتان را در نظرات با ما در میان بگذارید.
دفتر اول+۱ : دفتر فروش روزانه (هم زمان فاکتور هم هست)
ما در عنوان گفتیم ۳ به اضافه یک، چرا؟ چون درست است که با ۳ دفتر کار داریم ولی به یک دفتر دوبار برمیگردیم و دوبار قرار است آن را پرکنیم و آن دفتری نیست جز دفتر فروش روزانه!
البته ما این دفتر را طوری استفاده میکنیم که هم دفتر فروش روزانه است و هم دفتر فاکتور ساده است. برای همین می توانید این دفتر را به عنوان فاکتور مشتری نیز نشان دهید تا از آن اگر خواست عکس بگیرد یا اینکه کاربن بگذارید تا با یکبار نوشتن دو بار روی کاغذ بیفتد و یکی را به مشتری بدهید. پس با صرفه جویی در وقت هم فاکتور و وصورتحساب را مینویسید هم در عین حال دفتر فروش روزانه را تکمیل میکنید.
به هر حال شما لازم دارید که جمع کالاهای مشتری را جمع بزنید و تخفیفی هم اگر داشت بدهید و بگویید که مبلغ قابل پرداخت چقدر است. در عین حال بعدا به این دفتر در آخر ماه خواهید برگشت تا میزان سرمایه تجدید شده برای خرید و شارژ جنس و نیز میزان سود و درآمدتان را محاسبه کنید.
در خصوص سود و درآمد و تفاوت آن با سرمایه که برای خرید جنس است مفصل در مطلب زیر صحبت کردیم، توصیه میکنیم روی آن کلیک کرده و آن را در ابتدا مطالعه کنید:
دفتر دوم: ثبت قیمت خرید و تعداد خرید جنس (در عین حال انبارداری)
وقتی مشتری اصرار میکند که تخفیف بدهید، چه میزان تخفیف بدهید که از قیمت خرید هم کمتر نشود که ضرر نکنید؟ یا اگر خودتان میخواهید به مشتری تخفیف بدهید و قیمتها یادتان نباشد چه؟ دفتر ثبت قیمت خرید و تعداد خرید از هر جنس برای این کار است که در ابتدای ماه آنها را بدانید و نیز در پایان ماه تعداد مانده از هر جنس را در این دفتر ثبت کنید.
همچنین اگر خواستید با مشتری رو راست باشید و بخواهید او نیز در میزان تخفیف درخواستیاش انصاف داشته باشد میتوانید به خود مشتری نیز این دفتر را نشان بدهید.
پس به این دفتر در اول ماه و آخر ماه برای نوشتن و نیز در طول ماه برای رجوع به قیمتها در صورت نیاز میتوانید مراجعه کنید. در پایان ماه حتما بررسی کنید که تعداد اجناس فروخته شده و مانده شما بایستی برابر با تعداد خریداری شده باشد. اگر غیر از این بود بررسی کنید که مسئله چیست و چرا کالایی زیاد یا کم مانده است. این نکته خودش میتواند اشتباهات حسابداری دیگر را نشان بدهد و جلوی خطا را بگیرد.
همچنین در این دفتر میشود که قیمت خرید قدیم و قیمت خرید جدید را بنویسید تا بتوانید اجناس قبلی را با قیمت قبلی به مشتری بفروشید در عین حال که قیمتهای جدید و اجناس جدید قاطی نشوید. در این صورت مشتری نیز خواهد فهمید که اجناس با قیمت ارزانتر نیز پیدا میشود و همچنین فروشنده منصفی هستید.
دفتر سوم: دفتر ثبت واریز و برداشت (حسابداری)
البته که در یک مغازه احتمالا مبلغهایی به حساب و صندوق شما میآید و در طرف مقابل شما نیز هزینههایی برای کارهایتان پرداخت میکنید، خب فروشهای روزانهتان را که به طور ویژه در دفتر فروش یادداشت میکنید. این دفتر برای ثبت هزینهها و مجموع درآمدها است.
یعنی مثلا آخرماه ثبت کنید که چقدر سود و درآمد و چقدر سرمایه بهدست آوردید و از این پولها چقدرش را صرف خرید جنس، پرداخت اجاره و قبض، واریز حقوق به کارمندان و شاگردان و نیز واریز حقوق به خودتان خرج کردید.
خب امیدواریم از این مطلب نیز کمال استفاده را کرده باشید.
ضمنا سایت مارکتیمو هر سه این دفتر را در قالب PDF (و هم پاورپوینت جهت ویرایش بسیار آسانتر حتی از ورد) تهیه کرده است که شما با پرداخت هزینهای ناچیز میتوانید از آنها در کامپیوتر، نوشتن لمسی روی تبلت یا چاپ کاغذی استفاده فرمایید.
خرید ۳ فایل کاغذی ذفتر حساب کتاب مغازه