اگر دفتر حساب کتاب ندارید، تا به حال احتمالا با تعجب از خودتان پرسیده باشید که فلان مقدار پولی که دریافت کرده بودم کجا خرج کردم و چه زود تمام شد؟! یکی از راهکارها برای اینکه بدانید الان چقدر پول دارید و از همه مهم‌تر برای چه چیزی‌هایی پول خرج می‌کنید استفاده از دفتر حسابداری است (البته احتمالا نرم‌افزارهایی برای این کار هم پیدا شود).
در این مطلب قصد داریم نوع ساده و آسانی از ثبت درآمدها و مخارج یا به عبارتی پول‌هایی که به دست می‌آورید و پول‌هایی که می‌دهید را یاد بگیرید. برای این کار داشتن یک دفتر ساده نیز کافی است به شرطی که کمی حوصله خط کشی برای ساخت جدول داشته باشید.
کاربرد دفتر حساب کتاب
قبل از هر چیزی بایستی مشخص کنید که برای چه چیزی می‌خواهید حساب کتاب انجام دهید؟ به عنوان مثال اگر در مغازه کار می‌کنید، هزینه‌هایی برای شخص خودتان یا خانواده‌تان دارید و همچنین مدیریت شارژ خانه و همسایگان با شماست برای هر یک توصیه می‌کنیم دفتر جداگانه بردارید یا حداقل دفتر خود را به سه قسمت شخصی، کاری، ساختمان تقسیم کنید و اصطلاحا ۳ فصل ایجاد کنید. همچنین پول هر یک را نیز جداگانه نگهداری کنید.
این موضوع به شما کمک می‌کند مثلا پولی که قرار بود با آن برای مغازه جنس بخرید اشتباهی صرف یک چیز شخصی مانند خرید یک لباس نکنید. و از به وجود آمدن اختلافات و سوتفاهم با دیگران هم جلوگیری می‌شود.
اما اینکه آیا اگر پول برای هزینه‌های شخصی‌تان را در چند جا نگهداری می‌کنید نیاز به داشتن دفتر حساب جداگانه است یا خیر، بستگی به خودتان و نیازها دارد ولی در کل ضرورتی به نظر نمی‌رسد و شاید حتی باعث پیچیدگی بیهوده شود.
خب تصویری که در بالا سایت دیجیتال طوری برای شما آماده کرده است، تقریبا همه چیز را مشخص کرده‌ایم که یک نمونه پر شده از دفتر دخل و خرج است.
سطرهای دفتر حساب و کتاب
سطرهای دفتر هر یک به یک تراکنش یا عملیات مالی اختصاص دارد یعنی در هر سطر شما یک فرآیند پرداختی یا دریافتی خودتان را مشخص می‌کنید. اگر در یک روز حقوق‌تان را دریافت کرده‌اید و همان روز هم قبض پرداخت کرده‌اید هم غذا از بیرون سفارش داده‌اید پس برای آن روز بایستی در سه سطر یادداشت کنید.
ستون‌های دفتر حساب کتاب
به طور کلی دفتر ۵ ستون دارد که عبارتند از تاریخ، شرح (توضیحات دریافتی یا پرداختی)، برداشت یا واریز و موجودی. تاریخ روزی است که شما پولی را به دست آورده یا خرج کرده‌اید و اگر در یک روز چندین بار پرداخت یا دریافت داشته‌اید نیازی به تکرار عدد تاریخ در دفعات بعدی نیست.
در ستون بعدی شرح یا توضیحات را می‌نویسید مثلا اینکه چرا و به چه کسی پرداخت کرده‌اید یا چرا از چه کسی دریافت کرده‌اید (مثال دریافت از علی بابت هدیه).
دو ستون بعدی واریز و برداشت هستند که در هر سطری فقط یکی از آنها بایستی نوشته شود. اگر کسی به شما پولی داده و موجودی‌تان افزایش یافته مبلغ دریافتی را در واریز بنویسید و اگر شما به کسی پول داده‌اید و موجودی جیب‌تان یا کیف‌پول‌تان کم شده پس آن را در برداشت بنویسید.
در نهایت ستون آخر موجودی است یعنی در پایان هر سطر مشخص می‌کنیم که پس از اینکه پولی را دادیم یا گرفتیم در نهایت چه مقدار برای ما مانده است. که برای اینکار کافی است از مبلغ موجودی سطر قبلی مبلغ برداشت را کم کنید یا مبلع واریز را به آن اضافه کرده و در بخش موجودی ستون فعلی بنویسید.
نکته اسامی و تعداد ستون‌ها در دفتر حسابداری
توجه داشته باشید که ما اسامی ستون‌ها را سعی کردیم راحت نام‌گذاری کنیم و در حسابداری اصطلاحات غلط‌انداز و غلیظی (مانند بدهکار بستانکار) وجود دارد که با آنها کاری نداریم. همچنین اگر دوست داشتید مثلا می‌توانید به جای واریز از کلمه دریافت استفاده کنید یا به جای موجودی از کلمه مانده استفاده کنید یا به جای شرح از کلمات دیگری مثل توضیحات یا جزئیات استفاده کنید.
ضمنا می‌توانید ستون‌های دلخواهتان را به دفتر مالی حسابداری اضافه کنید، مخصوصا اگر برای کسب‌وکار خود می‌خواهید استفاده کنید. به عنوان مثال شاید بخواهید کنار ستون شرح یک ستون دیگری به نام شماره موبایل داشته باشید تا شماره موبایل مشتریان‌تان را نیز ثبت کنید. یا ستونی به نام نام حساب داشته باشید که مشخص کنید پول را به کجا یا از کجا انتقال داده‌اید، یا مثلا ستونی به نام شماره داشته باشید تا هر سطر را شماره‌گذاری کنید. البته این کارها را زمانی انجام دهید که واقعا نیاز باشد وگرنه از ذکر جزئیات زمان‌بری که در بلند مدت ممکن است شما را خسته کنند و از ثبت و پیگیری هزینه‌های خود منصرف شوید پرهیز کنید.
چرا عبارت موجودی را در سربرگ جدول ننوشتیم؟ (یک نوآوری)
اگر دقت کرده باشید خواهید دید که ما عبارت موجودی را بر خلاف دیگر عبارت‌های سربرگ جدول بیرون از جدول و بالای آن نوشتیم ولی چرا؟ جواب ساده است: اگر دقت کنید متوجه می‌شوید که دفتر شما صفحه‌اش در جایی تمام می‌شود و باید به صفحه بعد بروید، یا ممکن است به هر دلیلی بخواهید از نو حسابداری را بنویسید در این صورت در ابتدای هر صفحه موجودی از قبل‌تان را مشخص نمایید. این کار ذهنیت بهتری هم می‌تواند به شما بدهد و یک روند کنترلی از عدم اشتباه هم هست که آخرین موجودی سطر صفحه قبل را در سربرگ جدول صفحه بعد بنویسید.
خب امیدواریم که از این مقاله نیز کمال استفاده را کرده باشید، ارسال نظرات شما از فرم زیر باعث خوشحالی ماست و ما سوالات‌تان را نیز پاسخ می‌دهیم.
