کانبان یا تخته چابک، ابزاری برای مدیریت پروژه یا برنامه ریزی

در مطلب گذشته به اهمیت و تاثیر برنامهریزی پرداختیم، در نوشته پیشرو میخواهیم به معرفی نرمافزارهایی خارجی و ایرانی بپردازیم که با کمک آنها میتوانید به برنامهریزی شخصی و حتی کنار آن برای برنامهریزی برای کسبوکارتان بپردازید. این نرمافزارها که هم از طریق سایت آنلاین به سادگی قابل دسترسی هم هستند هم اپهای قابل نصب برای موبایل، کامپیوتر و لپتاپ دارند.
ضمنا مدیریت وظایف در این نرمافزارها که با کمک لیست یا کانبان انجام میشود همان برای مدیریت پروژه کاربرد دارد و شما با کمی هوشمندی میتوانید از آنها به جای نرمافزارهای دیگر هم استفاده کنید.
ابتدا بهتر است به توضیح کانبان (KanBan) که امروزه هم توسط افراد برای زندگی شخصی و هم برای شرکتها و دیگر کسبوکارها استفاده میشود، بپردازیم که به آن بورد کانبان یا تخته چابک نیز گفته میشود و میتوان گفت ابزار و ساختار اصلی و مشترک همه این نرمافزارهاست.
کانبان (KanBan) چیست؟
تصور کنید که در دیوار اتاق کارتان یک تابلو ( مثلا تخته سیاه یا وایت برد) دارید. این تابلو را به چند بخش تقسیم میکنید، مثال معروف آن سه بخش برای انجام، در حال انجام و انجام شده است. البته میتوانید انواع دیگری نیز باشد مثلا برای یک رستوران غذای خانگی بیرونبر می تواند بخشهای ثبت سفارش، تهیه در آشپزخانه، بستهبندی، ارسال و دریافت مبلغ باشد. یا برای یک شرکت میتواند تابلو بخشهای واحد فروش، واحد پشتیبانی، واحد مدیریت، واحد مالی، اتاق جلسه و… داشته باشد.
اکنون هر وظیفه که بایستی انجام شود را در یک کاغذ کوچک (که میتواند به همراه زمان مهلت تحویل نیز باشد) روی تابلو میچسبانیم (برخی کاغذها خودشان چسبناک هستند یا مثلا از طریق آهنربا). اکنون در مرحله اول یک تابلویی وجود دارد که تمام وظایف در آن در یک نگاه قابل مشاهده است. همچنین اگر وظیفهای در جای درستی قرار نگرفته باشد، راحتتر میتوان تشخیص داد.
محتوای کارت وظیفه یا همان تسک
توجه داشته باشید که روی کاغذ کوچک به آن کارت وظیفه نیز گفته میشود، میتوان موارد زیر را نوشت:
- عنوان وظیفه
- توضیحی از وظایف
- نام شخص یا تیم مسئول انجام آن
- مهلت انجام
- زمان ایجاد وظیفه
- میزان اهمیت و ترتیب اولویت
- دستهبندی وظیفه (مثلا این که متعلق به و در راستای چه هدفی است)
حال فرد یا افراد هر کدام یک به یک وظیفهها را بر عهده میگیرند و پس از طی کردن مرحله آن، آن را به خانه بعدی منتقل میکنند تا در نهایت وظیفهها در بخش انجام شده یا ارسال شده و تحویل داده شده قرار بگیرند.
اهمیت ذخیرهسازی وظایف و تهیه آرشیو
تخته چابک صرفا برای انجام تسکها و وظایف اهمیت ندارد که بخواهید به سادگی پس از انجام هر وظیفهای آن را نهایتا دور بیاندازید. بلکه بهتر است آن را به صورت آرشیو تا مدتی نیز نگهداری کنید (که این کار در حالت نرم افزاری بسیار سادهتر از حالت فیزیکی است). اما چرا بایستی این کار را انجام داد و این کار چه نکتهای دارد که شاید خیلیها از آن غافل باشند؟ در ادامه به آن اشاره میکنیم:
اهمیت تهیه آرشیو از لحاظ ارزیابی عملکردی
میتوانید مثلا در پایان هر ماه و حتی در بازههای بلندتری مانند فصلی و سالانه به تحلیل و ارزیابی عملکرد خودتان، تیم و یا سازمان بپردازید. هر چقدر که کارتهای وظایف را با جزئیات و مشخصات بیشتری نوشته باشید از لحاظ آماری مفیدتر خواهد بود.
حتی اگر نمیدانید چگونه تحلیل کنید کافی است تا وظایف انجام شده یک ماه را یک دور مرور کنید، احتمالا نکاتی داخل آن پیدا خواهید کرد مثلا اینکه در آن ماه وظایف با کدام اولویت یا وظایف مربوط به چه دستهبندی و موضوعی بیشتر انجام شده است یا اینکه کدام شخص یا تیم فعالتر بوده و یا حتی اینکه وظایف سنگین و سبک بیشتر بر عهده چه کسانی بوده است.
علاوه بر آن میتوانید تعداد وظایف انجام شده در آن ماه را با وظایف انجام شده در ماههای قبلتر مقایسه کنید و اگر به روندی دست یافتید با بررسی نمودار و چارت سالهای قبلتر بررسی کنید که آیا این روند هر سال تکرار میشود و مثلا چگونه میتوان آن را بهتر کرد.
یا مثلا می توانید ارتباط بین تعداد وظایف انجام شده را با وظایف مانده مقایسه کنید یا اینکه بررسی کنید میزان انجام وظایف چه تاثیری بر واحدهای فروش، پشتیبانی و… داشته است.
اهمیت تهیه آرشیو از لحاظ رجوع به آن
شاید یادتان نباشد که کاری قبلا انجام شده یا نه تا بدانید که نیاز به انجام آن هست یا نه. در این صورت رجوع به آرشیو وظایف انجام شده میتواند راه سریع و آسانی باشد. یا اگر برای کسبوکار خود از این روش استفاده میکنید ممکن است مشتریان شما به دلایل مختلف درخواست تاریخچه را از شما داشته باشند یعنی به دلیل وجود مشکل یا درخواست اطلاعات و… نیاز باشد که شما به کارتهای وظایف انجام شده قبلی رجوع کنید تا جزئیات را به مشتری ارائه کنید.
پس فهمیدید که با استفاده از کانبان میتوانیم برنامهریزی و مدیریت پروژه انجام دهیم یعنی وظایف را تعیین و آنها را به اتمام برسانیم. ضمن آن که هر زمانی به تابلو کانبان نگاه بیندازید یک نمای کلی از وضعیت عملکردها قابل مشاهده خواهد بود.
خب مثالهایی که آوردیم با استفاده از ابزارهای فیزیکی بودند اما همینها را میتوان به کمک نرمافزار نیز پیادهسازی کرد. یعنی همین تابلو با بخشهایش به جای اینکه روی دیوار باشد داخل گوشی و لپ تاپ باشد و افراد به صورت الکترونیکی تعامل لازم برای انجام وظایف را داشته باشند. بد نیست قبل از مشاهده نرمافزارها به تفاوت مدل فیزیکی و نرمافزاری بپردازیم.
تفاوت کانبان فیزیکی و نرمافزاری
هر یک از این روشها مزایای خودشان را دارند. کانبان فیزیکی ملموستر است و نیازی به برق و اینترنت ندارد پس احتمال قطعی و پاک شدن ندارد. اما معایبی نیز دارد از جمله اینکه همه جا در دسترس نیست و افراد باید از اتاق خود به محل مربوطه مراجعه کنند، ممکن است هنگام عبور افراد، یا وزش باد جابجایی وظایف روی تابلو اتفاق بیفتد. همچنین درست است که یک رستوران برای صرفه جویی در مواد شاید بتواند کارتها وظایف را چاپ و چندین بار استفاده کند، اما دیگر افراد و کسبوکارها احتمالا کاغذ یا ماژیک مورد استفاده برای کانبان جز هزینههای مصرفی ماهانه آنها خواهد شد.
در طرف مقابل کانبان نرمافزاری با فرض عدم قطعی برق و اینترنت دسترسی آسان و سریع برای افراد به همراه خواهد داشت. همچنین اضافه کردن یک بخش بین دو بخش تابلو به راحتی قابل انجام است به عبارت دیگر محدودیتهای فضا، مشکلات تغییر دادن و اصلاح کردن وظایف وجود ندارد و به سادگی قابل انجام است.
ولی در هر صورت بهتر است از ساختار کانبان و اطلاعات مهمتان (مثلا اینکه در هر روز یا هر ماه چند وظیفه دریافت و چند وظیفه انجام شد یا وظایف چقدر طول کشید) را فارغ از اینکه از چه نوع روشی استفاده کنید، هم به صورت فیزیکی هم به صورت الکترونیکی ذخیره داشته باشید.
تابلوی کانبان یا همان تخته چابک باید کجا نصب شود؟
این نیز سوال مهمی است که باید پاسخ داده شود. تخته چابک یا کانبان مثلا در ساختمان شرکت شما نباید در جایی باشد که کارمندان به راحتی نتوانند به آن دسترسی پیدا کنند بلکه باید در جایی باشد که دائما اشخاص نه تنها برای رجوع و دادن تغییرات روی آن بلکه حتی برای مشاهده آن دسترسی داشته باشند.
به همین خاطر نصب این تابلو در راهرو بهتر از نصب آن در اتاق مثلا رئیس است ولی شاید بهترین جا آن سالن یا اتاقی باشد که کارمندان زمان قابل توجهی را در آنجا صرف میکنند تا به این صورت فرصت تماشای بیشتر و یادآوری بیشتری فراهم شود.
البته که واحدهای یک شرکت نیز میتوانند جدا از کانبان مشترک، یک تخته چابک برای قسمت خودشان داشته باشند تا بتوانند وظایف را به صورت منحصرتر و البته با جزئیات بیشتر درج کنند.
همچنین اگر از نرمافزار استفاده میکنید لازم است که آیکون و دکمه قابل کلیک جهت ورود به نرم افزار را در جای همیشه جلوی دید قرار دهید. مثلا بوکمارک را روی صفحه دسکتاپتان یا صفحه شروع مرورگر خود قرار دهید و به همین ترتیب در تلفن همراه و گوشی هوشمند نیز در صفحه اصلی قرار دهید.
معرفی ابزارهای مدیریت پروژه و برنامهریزی
ابزارهایی که در ادامه معرفی میکنیم هم سایت دارند که با مراجعه و ثبت نام و ورود میتوانید از پلن رایگان آنها استفاده کنید. همچنین اپهای قابل دانلودی دارند که هر چند کاملا به صورت آفلاین قابل استفاده نیستند ولی ضمن دسترسی راحتتر در مواقعی که هم به اینترنت دسترسی ندارید میتوانید به اطلاعاتتان دسترسی داشته باشید. (البته طبق تجربه ممکن است این موضوع برای ابزارهای مختلف و حتی اینکه برای ویندوز است یا اندروید متفاوت باشد.)
ابزارهای مدیریت پروژه و برنامهریزی ایرانی
خوشبختانه در این سالها به لطف فضای تجاری الکترونیکی و استارتاپی که ایجاد شده است در زمینه نرمافزارهای مدیریت پروژه نیز شرکتهای خوشفکر ایرانی دست به کار شدهاند و انصافا نمیتوان کار آنها را صرفا یک کپی از محصول خارجی دانست چرا که امکانات و نحوه نمایششان متفاوت است. میزیتو یکی از آنهاست که با قدمت قابل توجه، قیمتگذاری و امکانات مناسب توانسته توجه زیادی را جلب کند و البته پلان رایگان هم دارد.
میزیتو | نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین
میزیتو طبق تعریف خودش پلتفرم آنلاینی است برای مدیریت تیم، کنترل پروژهها، پیگیری وظایف و پیشرفت کسبوکار. علاوه بر بخش مدیریت پروژه، بخشهای: چت،کنترل وظایف، مدیریت مشتریان، مانیتورینگ پروژه و اعضا، نامهنگاری و مکاتبات، یادداشتهای شخصی را نیز دارد. با توجه به فارسی و کافی بودن پلن رایگان آن برای استفاده شخصی میتواند تجربه خوبی برای شما باشد.

دیگر ابزارهای ایرانی و فارسی
ابزارهای ایرانی و فارسی دیگری نیز وجود دارند که مدیریت پروژه جز اصلی یا جز جانبی آنها است و با جستجو در موتورهای جستجویی مانند گوگل می توانید آنها را پیدا کنید. اگر شما نیز از دیگر نرمافزارها استفاده کرده و تجربهای دارید میتوانید نظر خود را از بخش دیدگاهها به اشتراک بگذارید.
ابزارهای مدیریت پروژه و برنامهریزی خارجی
ابزارهای مدیریت و برنامهریزی انگلیسی نیز وجود دارند که می توانید آنها را نیز استفاده نمایید. البته برخی از آنها نیاز به استفاده از ابزار دور زدن تحریم و تغییر آی پی دارند. این ابزارها و محیط پنلشان انگلیسی هستند ولی تا حدی میتوان در آنها فارسی نیز نوشت (به عنوان مثال عناوین قسمتها و کارتهای وظایف یا نام کلی تخته چابک).
ترلو (trello)
شاید بتوان گفت یکی از ابزارهای معروف که پلن رایگان مناسبی نیز دارد ترلو است که تمرکز اصلی آن روی مدیریت پروژه از طریق بورد کانبان است.
تودوایست (todoist)
این نیز یکی از ابزارهای معروف است که البته علاوه بر مدیریت پروژه به برنامهریزی شخصی و روزمره نیز توجه کرده است. همچنین دارای نسخه وب و نیز نرمافزارهایی برای کامپیوتر ویندوز و موبایل اندروید هم هست.
نکته قابل ذکر
توجه داشته باشید که این نرمافزارها در طراحی ظاهری و بعضا جزئیات عملکردی ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشند و سلیقه شما یکی از عوامل تاثیر گذار در انتخاب شما باشد. به عنوان مثال در برخی نرمافزارها هر کارت وظیفه خودش نیز قابلیت خوردن علامت چک را دارد ولی در برخی دیگر شما بایستی داخل آن چک لیست بسازید یا برای آن برچسب تعریف نمایید.
امیدواریم که با ابزارهای یاریدهنده در پروژه و برنامهریزی آشنا شده باشید. البته توجه داشته باشید که مهمترین کار استفاده خودتان از آنها است تا تجربه به دست آورید و البته میتوانید از تجربههای دیگران و قالبهای مثالی که در داخل خود نرمافزارها است نیز برای درک و یادگیری و در نهایت بهرهوری استفاده نمایید.
سلام تشکر میکنم از مقاله خوبتون. پیشنهاد خودتون برای یک دانشجو که کار هم میکنه کدوم هست؟
سلام مرسی از شما که با نظرات خود موجب دلگرمی نویسندگان سایت هستین.
اگر فارسی میخواین میزیتو و در بین خارجیها todoist به نظر از همهشون با آپدیتی که داده بهتر شده.